Egy munkatársnak vagy akár a felettesnek benyújtott panasz megfogalmazása egy egyszerű módja annak, hogy a munkavállaló kifejezzék elégedetlenségét bizonyos munkakörülmények között, függetlenül attól, hogy a teljesítményértékelési kérdésekről, az előnyökről vagy a felettesével való ütközésről szól-e. De amikor egy alkalmazott időt vesz igénybe panaszlevél írására, akkor az a várakozás várható, hogy a társaság legalább gondosan elolvassa azt, és időt fordít arra, hogy válaszoljon a panaszra.
HR kép
A humánerőforrás-vezetők rájönnek, hogy sok alkalmazott nem veszi figyelembe a HR-t azzal, hogy az alkalmazottak támogatója. Valójában egyes alkalmazottak azt mondják, hogy a HR osztályra való belépés ugyanolyan, mint az iskola igazgatójának irodájába való belépés, és ezt minden áron elkerülik, mondván, hogy a HR vak szembefordítja az alkalmazottak aggodalmait. Az adminisztratív feladatok, amelyekért az 1980-as évek korszakának személyzeti osztályai felelõsek voltak, alig terjedtek a fizetési csekkek kiadására és az alkalmazottak csoportos egészségügyi ellátásokra való feliratkozására. Ma azonban a HR részlegek stratégiai üzleti partnerekké váltak, amelyek középpontjában a munkaadók és a munkavállalók kapcsolatának javítása áll, a munkavállalók aggodalmainak személyes figyelme révén.
Munkaadói és munkavállalói kapcsolat
A munkáltató és a munkavállaló kapcsolatának javítása nem a bónuszok odaítéléséről vagy a versenytársnál magasabb fizetések kifizetéséről szól. "Hét rejtett ok, amiért a munkavállalók távoznak" című könyvében Leigh Branham közel 20 000 kilépési interjút vizsgált meg, amelyeket a Saratoga Intézet nyújtott. Branham kutatása során kiderült, hogy az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel távoznak azért, mert leértékelődöttnek érzik magukat. A nem hatékony vezetés miatt is távoznak. A helyes megközelítés mellett ezeket a kérdéseket a HR meg tudja oldani. Az egyik ilyen megközelítés az, hogy a munkavállalók panaszait komolyan veszik, és azonnal válaszolnak a munka elégedettségét befolyásoló kérdésekre.
Folyamat
A munkavállalókat arra kérje, hogy írásban tájékoztassák aggályaikat a HR osztálynak, és jelöljenek ki HR munkatársat a panasz elismerésére. Adott esetben, és ha a panasz valószínűleg nem vezet jogi lépésekkel a társaság ellen, kövesse nyomon a munkavállalónak írt írásbeli választ, amelyben vázolja, mit fog tenni a vállalat annak érdekében, hogy megoldja azokat a kérdéseket, amelyek miatt az alkalmazott panaszt tett. Ha az írásbeli válasza nem ismerteti a panasz megoldásának pontos lépéseit - például a munkahelyi zaklatással kapcsolatos panaszokat -, biztosítsa a munkavállalónak, hogy a lehetséges mértékben bizalmasan kezeli az aggályait.
Találkozó
Bizonyos esetekben egy-egy találkozóra van szükség, hogy kifejezzék a vállalat őszinte érdeklődését a munkahelyi kérdések megoldása iránt. Nézze át a munkavállaló panaszlevelét a munkavállalóval együtt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy tisztában van-e azzal, amely a munkavállaló elégedetlenségének alapjául szolgál. A magánbeszélgetés biztosítja az alkalmazottak számára, hogy komolyan veszik az aggodalmaikat. Legyen olyan, amikor olyan kérdésekre válaszol, amelyekben a társaság tehet lépéseket egy állásfoglalás elérése érdekében, és felhívja a figyelmet a munkavállaló javaslatainak a panaszának megoldására. Kerülje el az ígéretes megoldásokat olyan összetett kérdésekre vagy panaszokra, amelyek potenciálisan jogi kérdésekké válhatnak.
Válasz
A körülményektől függően szükségtelen lehet, vagy akár indokolatlan is a munkavállalói panaszra adott írásbeli válasz. Például azokat a panaszokat, amelyek munkahelyi zaklatással vagy diszkriminatív bánásmóddal járnak, meg kell vizsgálni és dokumentálni kell. De az alkalmazott nem kap panaszt válaszul a nyomozási jegyzetek másolatát. Csak a vállalat jogi tanácsadója kaphat nyomozási megjegyzéseket és belső jelentéseket a munkavállalói panaszokról, amelyek kérdéseket vethetnek fel a felelősséggel kapcsolatban, például zaklatás, diszkrimináció, munkahelyi biztonsági kérdések és hasonlók. Másrészről, ha a munkavállaló olyan jóindulatú panaszt tesz, mint a tisztább fürdőszobák, vagy a vállalat intranetjéhez való távoli hozzáféréssel kapcsolatos problémák, ezeket gyorsan meg lehet oldani. Ezenkívül írásbeli választ küld az alkalmazottnak, amely dokumentálja, hogy mit tett az ilyen panaszok megoldása érdekében.