Az utazási koordinátor egy adminisztratív szakember, akit egy szervezet vesz fel, hogy megszervezze az összes üzleti utazási megállapodást a társaság alkalmazottai számára. Noha e pozíció megszerzéséhez nem szükséges főiskolai végzettség, a legtöbb munkáltató általában jelölteket igényel középiskolai végzettséggel vagy azzal egyenértékű oklevéllel. Ezenkívül kiváló kommunikátoroknak kell lenniük mind szóbeli, mind írásbeli, mivel minden szinten kapcsolatba kell lépniük az egyénekkel. A Salary.com szerint 2010-ben az utazási koordinátorok évente 43 851 dollárt keresnek.
Jegyek
A társaság vállalkozásainak jellegétől függően különféle alkalmazottakra lehet szükség, hogy következetesen utazzanak. Amikor ez bekövetkezik, az utazási koordinátor kapcsolatba lép minden munkavállalóval vagy adminisztratív asszisztenssel, hogy megbizonyosodjon az utazáshoz szükséges összes követelményről. Ez magában foglalja az utazási dátumokat, az indulási és érkezési időre vonatkozó követelményeket, valamint a különleges igényeket, például az ablaküvegek vagy a vegetáriánus ételek preferálása.
Az utazási koordinátor ezután telefonon vagy e-mailben lép kapcsolatba a preferált légitársasággal. Elrendezi a munkavállaló repülési tervét, és továbbítja a munkavállaló összes információját, beleértve a nevét, elérhetőségi adatait és, ha szükséges, az útlevél adatait.
szálláshelyek
Ha egy vállalkozás megköveteli egy alkalmazotttól, hogy egynél több napról a másikra utazzon, a szállást a szervezetnek kell megfizetnie és megfizetnie. Az utazási koordinátor felveszi a kapcsolatot a preferált szállodával vagy szállásadóval. A megfelelő számú szobát fenntartja a napok számához. Ezenkívül bármilyen követelményt vagy különleges követelményt kér, például egy nemdohányzó padlón lévő szobát ebben az időben. A szoba lefoglalása után az utazási koordinátor az összes szállásinformációt továbbítja a munkavállalónak vagy adminisztratív asszisztensének. Ezenkívül földi szállítást is szervez, például bérautót, buszt vagy autóbusz-szolgáltatást az utazó alkalmazott számára.
Számlázás
A vásárlások számlázásának kérdése szervezetenként eltérő. Ha egy vállalat nagyon nagy, akkor minden részlegnek megvan a saját költségközpontja vagy költségvetése, amikor a költségeket megfizetik. Az utazási koordinátornak rögzítenie és ellenőriznie kell az összes utazási költséget, és számláznia kell azokat a megfelelő osztályra. Ez különféle módon valósítható meg. Egyes vállalatok például Arriba szoftvert vásárolnak. Mások az egyes osztályokhoz rendelt vállalati hitelkártyákat használnak. Mások egyszerűen egyetlen számláról vásárolhatnak, és a hónap végén összeegyeztethetik az összes költséget, jóváírva vagy számlázva az egyes osztályokat.