Az alkalmazottak vagy a hallgatók rendszeresen felkeresik a vezetõket, a tanárokat és az iskolavezetõket, hogy ajánlási leveleket írjanak nekik. Ha a munkavállalót vagy hallgatót a felettese nagyra becsüli, a levél könnyen megírható. Ha azonban az ember teljesítménye kevesebb volt, mint a csillagoknál, akkor ez nehezebb. A legjobb megközelítés az lenne, ha a felügyelő megtagadná a levél írását. A munkaadók azonban néha úgy érzik, hogy ez a közvetlen megközelítés nem ajánlott, és dönthetnek úgy, hogy negatív ajánlást írnak el.
Írja le néhány pontot a munkavállaló teljesítményéről. Készítsen két listát: egyet a negatív szempontokra, a másikat pedig a pozitívokra. Mindig van valami pozitív, ami megtalálható, még akkor is, ha azok olyan jellemzők, amelyeket kevésbé fontosnak tartanak.
Soroljon fel konkrét bizonyítékokat a következtetései alátámasztására. Például, ha a diák népszerű, de problémája van a pontossággal, akkor azt írhatja: „sok barátja van; gyakran késik az osztályban”.
Óvatosan válassza ki azokat a szavakat vagy kifejezéseket, amelyeket a negatív tulajdonságok kifejezésére használ. Használjon tezaurust olyan alternatív szavak megtalálásához, amelyek kevésbé szigorúan közvetítik az igazságot a munkavállaló teljesítményéről. Például, ahelyett, hogy azt mondaná, hogy a hallgató hazugságokat mondott, azt mondhatja, hogy néha nehezen tudja pontosan leírni az eseményeket.
Írja be a betűt a számítógépre, útmutatásaként a jegyzeteit felhasználva. A számítógépen végzett munka megkönnyíti a felülvizsgálást írása közben. Kezdje a tényszerű információkkal, például azzal, hogy mennyi ideig ismeri a jelöltet. Mutassa be, mi a feladataik miatt.
Próbáljon egy pozitív megjegyzéssel kezdeni, majd említse meg a negatívt. Egyensúlyozza a negatívokat a pozitívokkal az egész levélben, és tapintatosan írja le a negatívokat. Például azt mondhatja: "Noha X asszony nehéz helyzetbe került társaival, képes volt a helyzetre gondolkodni, és mindig megpróbálta helyrehozni a kapcsolatot."
Zárja le a levelet azzal, hogy felkéri a leendő munkáltatót, hogy hívjon fel további információt. Adja meg telefonszámát.
Tipp
Ha szüksége van egy ajánlásra, először kérdezze meg a felettesét, ha hajlandó-e pozitív ajánlást adni Önnek. Ez olyan helyzetekre is alkalmazandó, amikor telefonon keresztül ajánlást adhatnak.
Figyelem
Bár a negatívákat szelíden fogalmazza meg, semmiképpen sem szabad hamisnak lennie egy ajánlólevélben. Lehetséges jogi felelősség, ha nem vagy becsületes a munkavállaló vagy a hallgató történetének beszámolásakor.