- A meghívó címe
- Válassza a Formai vagy az informális lehetőséget
- Tartalmazza a vonatkozó információkat
- Tartalmaz egy RSVP megjegyzést
Legyen szó irodai ünnepről, kolléga születésnapjáról, évfordulóról szóló gálaról vagy más társadalmi funkcióról, a létrehozott meghívóknak meg kell felelniük tartalmaznia kell az esemény összes fontos részletét, és minden címzettnek helyesen kell címezni. Ha meghívását ír a cég nevében, akkor meghívásának kedvező fényben kell festenie a társaságot, és tükröznie kell az aláírás stílusát.
A meghívó címe
A meghívás nagy része a vendéglista - és az üzleti meghívások esetén különösen fontos, hogy minden releváns információ helyes legyen. Egy fontos üzleti ügyfél nevének helytelen beírása vagy egy ember "asszonynak" hívása olyan társadalmi műfajok, amelyek elveszíthetik az ügyfél üzleti tevékenységét. Mielőtt elkezdené a borítékok címzését és a meghívó köszöntését, ellenőrizze a vendég adatait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy rendelkezik-e a jelenlegi címmel és az egyes személyek helyes betűjével. Ehhez szükség lehet egy kis kutatásra, például ügyfélfájlok áttekintésére vagy akár egy ügyfél irodájának felhívására egy cím megerősítéséhez.
Válassza a Formai vagy az informális lehetőséget
Válasszon formális vagy informális meghívási stílust az eseménytől függően. Ha egy fehér nyakkendővel foglalkozik, fogadjon formálisabb stílust. Olyan alkalmi rendezvények esetén, mint például a vállalati barbecue, menjen egy kicsit több alkalommal. A hivatalos meghívókkal pontosítsa a dolgokat, ideértve a dátumokat, az időt, a címeket és a teljes neveket - például „november második” -, és használjon hivatalosabb papírkészletet.
Használd a "Mr.", "Mrs." és "Ms." az emberek nevei előtt, és az olyan megfogalmazások, mint például: „Örülök, hogy…” vagy „Felkérjük az Ön jelenlétét...”, jelezve az esemény formális jellegét. Egy alkalmi eseménynél nem feltétlenül kell kitöltenie a dátumokat és az időket, hanem Ha üzleti kapcsolattartóval foglalkozik, akkor is használja a "Mr." vagy más megfelelő megtiszteltetés. Ha a személy szívesen hoz vendéget vendégül, írja "Mr. John Smith és vendég". [Az Emily Post etikett útmutatói] (//emilypost.com/invitations) hasznos forrás lehet, ha további útmutatásra van szüksége a valakinek a megfelelő megkeresése során.
Tartalmazza a vonatkozó információkat
Üzleti meghívókhoz, a meghíváson fel kell tüntetni a cég logóját, valamint a házigazdák nevét valahol a tetején, a The Etiquette Scholar ajánlása szerint. Egyéb fontos információk a az esemény leírása és célja. Természetesen bele kell foglalnia a dátum, idő és hely - ideértve az utasításokat is. Adjon hozzá minden különleges utasítást, amelyre a meghívottak szüksége lehet, például hogy mit kell viselni vagy hol van az irodád az épületben. Olyan hivatalos rendezvények esetén, amelyekre a vendégeknek esetleg utazási megbeszéléseket kell hozniuk, 6-8 hónappal előre küldje el a "dátum mentése" -t, majd küldje el a meghívókat hat-nyolc héttel korábban. Kevésbé formális események esetén két-négy hétnek tökéletesnek kell lennie.
Tartalmaz egy RSVP megjegyzést
Az esemény megfelelő megtervezéséhez tudnia kell, hogy hány ember vesz részt. Ezért az RSVP elengedhetetlen része meghívásának. Miután beillesztette az összes vonatkozó részletet, útmutatást ad arról, hogyan reagálhat a személy a meghívásra. Adjon meg egy saját címû borítékot és egy kártyát, amely lehetõvé teszi a vendégek számára, hogy levélben küldjenek jegyzetet, vagy e-mail címet vagy telefonszámot. Bármit is tesz, adjon meg egy határidőt is, ameddig a személynek válaszolnia kell.