Az e-mail lehet gyors és hatékony módja annak, hogy kapcsolatba lépjünk a kollégákkal, de a helytelen használat nemcsak nem szakszerű, hanem a munkáját is költségessé teheti. Néhány tipp segíthet fenntartani a professzionális e-mail etikettet.
Kezdje azzal, hogy az e-mailt a megfelelő cím használatával címezi a címzettnek, azaz drága asszony asszony kisasszony. Dr. Stb. A formalitás hiánya a leggyakoribb hiba. A kommunikációs közegtől függetlenül bizonyos etikett elengedhetetlen. Ha személyesen a hivatalos cím alapján kívánja megkeresni a címzettet, akkor ezt tegye meg az e-mailben is.
Ha az e-mailt több címzettnek kézbesítik, akkor helyettesítheti Kedves Uraim, Hölgyeim, Uraim, (Cégnév) személyzetet stb.
Ugorjon el egy sort, és írja be a tartalmát - a cikkben szereplő információs nyilatkozatot. Ez soha nem tartalmazhat szlengt, udvariasságot, meztelenséget, szarkazmust, vicceket, egyén megalázását vagy bármilyen más információt, amelyet bárkinek sértőnek lehet tekinteni.
Tartsa az üzenetet közvetlenül és pontosan. Alapja a tények, nem az érzelmek.
Soha ne felejtse el, hogy az e-mailek könnyen továbbíthatók. Még akkor is, ha a címzettek nem továbbítják az e-mailt, egyes vállalatok figyelmen kívül hagyják az e-mailek levelezését a számítógép felhasználójának. Ezenkívül, ha valami nyomtatott formában van, akár elektronikusan, akár más módon, meghatározhatatlan ideig hivatkozhat rá. A barátságos fogadó ma holnap ellenfél lehet.
Ugorjon ki egy sort, és zárja be megfelelő aláírással. Ennek tartalmaznia kell a teljes nevét, a cég nevét, adott esetben az osztályt, a cég címét és a telefonszám elérhetőségét.
Példa:
Üdvözlettel;
John Smith, az ABC Entertainment 123 Main Street szerkesztője, Suite 280, Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
A tárgysorban címezze meg az e-mailt megfelelő módon, hogy könnyen azonosítható legyen.
Mindig helyesírás-ellenőrzést! A helyesírási hibák rosszul tükrözik a szerzőt.
Lektorált. Ezután hagyja állni 20 percig, vagy amíg csak lehetséges, és újraolvassa le. Ha egy fontos kérdéssel vagy kérdéssel foglalkoznak, kérjen egy másik egyedi leolvasást, mielőtt elküldené a címzetteknek.
Nagyon könnyű megérinteni a küldés gombot, de ellenőrizze a késztetést, mivel az e-mail elküldése után nem tudja kijavítani a hibákat.
Ne használjon olyan hangulatjeleket, olyan aranyosak, mint amilyennek tűnhetnek.
Ne használjon túl sok színt. Ügyeljen arra, hogy a színek e-mailben legfeljebb két legyen.
Mindig magát a BCC-t (Blind Carbon Copy) használja, így megkaphatja a levelezés másolatát, még akkor is, ha az e-mail program automatikusan elmenti az elküldött e-mailek másolatait.
Hamarosan megszokja a formalitást. A kedvezményezettek értékelni fogják szakmai hozzáértését, és segíthet elkerülni a potenciálisan káros hibákat.