A találkozók az üzleti élet alapvető elemei - döntéseket és intézkedéseket hoznak. A legtermékenyebb találkozók az akcióterületeket kezelik anélkül, hogy időt vesztenének más fontos napirend témáitól. Ha a tevékenységeket nem végzik el megfelelően, akkor értékes időt pazarolhat az olyan feladatok megvitatására, amelyek még nem teljesülnek meg, nem teljesítik a kitűzött célokat, vagy nem jelentenek értéket a szervezet számára. A cselekvési cikkek hatékony kezelése a lezárásig kezdődik, amikor azokat pontosan rögzítik az ülés jegyzőkönyvébe.
Meghatározó
Határozza meg a feladatokat egyértelműen, ne hagyjon helyet a félreértéseknek. Ismételje meg a műveletet, amint azt dokumentálják, hogy meggyőződjön arról, hogy a találkozó résztvevői egyetértenek és megértik, mi várható. Rendelje meg az akciót valakivel, aki jelen van a találkozón, és kérje meg, hogy szó szerint elismerje a felelősséget. A rosszul megfogalmazott akcióelem, amelyet valaki hozzá rendelt, aki nem volt jelen a kérdés felmerülésekor, határozatlan ideig nyitva maradhat.
Felvétel
Használjon szabványos formátumot az ülések rögzítéséhez, egy fejezettel, amelyet kifejezetten egy akcióelemek listájához állítottak össze. A formátum következetessége biztosítja a problémák megfelelő felvételét a hatékony nyomon követés érdekében. Jegyezze fel, mit kell tennie, ki felel annak biztosításáért, hogy ez megtörténjen, a kérdés felmerülésének vagy a cselekvés kiosztásának dátumát, valamint azt a dátumot, amikor a művelet várhatóan befejeződik. Minden feladathoz rendeljen elsődleges tulajdonosot és tartalék személyt - a biztonsági mentés együttműködőként szolgálhat az elsődleges tulajdonos számára, és támogathatja a feladatot, ha arra felszólítják.
Elosztó
Ne várjon túl sokáig az ülés jegyzőkönyveinek kiosztására. Ha valaki elektronikus jegyzeteket készít az ülés során, akkor a jegyzőkönyvek készen állnak a terjesztésre, amint az ülés befejeződik, vagy röviddel azt követően. A hosszú késések miatt a résztvevők elveszíthetik a közvetlenség érzetét. A legutóbbi cselekvési feladatok ekkor nagyobb prioritást élvezhetnek, mint az ülésen kiadott feladatok.
Követés
Használja a műveleti elemek listáját a hozzárendelések nyomon követéséhez az azonosított esedékesség dátumok alapján. Ha a találkozó egy rendszeresen ütemezett sorozat része volt, akkor kezdje meg a következő ülést a nyitott tevékenységek áttekintésével. Előzetesen tájékoztassa a résztvevőket, hogy előkészítsék az előrelépéshez szükséges prezentációs anyagokat. Ha a találkozó egyedi vagy önálló munkamenet volt, akkor a cselekvés tulajdonosaival folytatott nyomon követés külön-külön vagy egy új találkozón, kizárólag a bezáráshoz kapcsolódó tevékenységek követésére összpontosítva.
Láthatóság
Ha a határidőket elmulasztják, vagy a bejelentett tevékenységek nem felelnek meg az elvárásoknak, tegye láthatóvá ezeket a tényeket a csapat tagjai számára. Terjessze újra a műveleti elemek listáját, ideértve az írásbeli megjegyzéseket is, amelyek világosan megmagyarázzák, mi okozta a késést, miért tekintették a műveletet elégtelennek, és mit kell tenni a pályára való visszatéréshez. Ha menedzsment segítségre van szükség az akadályok eltávolításához, ütemezze az időt a vezetőség megfelelő tagjaival, hogy tömör összefoglalást adjon mind a problémáról, mind a csapat ajánlott megoldásáról.
Bezárás
Amikor egy művelet befejeződött, frissítse a művelet elemek listáját a probléma lezárásának dátumának azonosításával. Osztja el a listát a csapat tagjai között, hogy láthassák, mely tevékenységeket zárják be és mikor. Miután mindenki meglátta a lezárt elemeket, vegye ki őket a listáról. A zárt tételek archiválhatók vagy törölhetők, a csapat igényeitől vagy a vezetőség elvárásaitól függően.