- Kapcsolótábla
- Számítógépes ismeretek
- Internet és számítógépes programok
- Tíz kulcs hozzáadása gép
- reszelés
Az adminisztratív asszisztenseknek és más irodai alkalmazottaknak bizonyos alapvető irodai ismeretekre van szükségük a sikeres karrier fenntartásához. Egyes munkáltatók felajánlják a munkaképzést, de a legtöbb irodai munkát magában foglaló pozíciók előzetes tapasztalatot igényelnek irodai feladatok elvégzésében. A középiskolák, a műszaki iskolák, a szakiskolák és a távoktatási programok az alapvető irodai készségekre összpontosító képzéseket kínálnak.
Kapcsolótábla
Az alapképzésnek tartalmaznia kell az alapvető többvonalas telefonrendszer használatának óráit. A hallgatóknak meg kell értenie, hogyan kell kellemesen és professzionálisan válaszolni a hívásokra, hogyan lehet várakoztatni az ügyfeleket, hogyan lehet a hívásokat átirányítani az irodán belül más helyekre, hogyan lehet megkönnyíteni a konferencia-beszélgetéseket és hogyan lehet hozzáférni a vállalati üzenetek hangpostájához.
Számítógépes ismeretek
A számítógép használata az egyik legfontosabb alapvető irodai készség. A képzésnek tartalmaznia kell a számítógép be- és kikapcsolását, az egér használatát, a képernyők maximalizálását és minimalizálását, valamint a számítógép beállításainak elérését és megváltoztatását. A hallgatóknak órákat kell kapniuk arról, hogyan lehet alapdokumentumot létrehozni és elküldeni a nyomtatónak. Meg kell tanulniuk az alapvető billentyűzet-készségeket is, és gyakorolniuk kell a növekvő gépelési sebességet. Egyes vállalatok számítógépeket használnak a fontos dokumentumok szkennelésére és faxolására; az irodai gyakornokoknak meg kell tanulniuk, hogyan kell ezt megtenni, valamint hogyan lehet elhárítani és kijavítani a felmerülő egyszerű számítógépes problémákat.
Internet és számítógépes programok
Az internet és más általános számítógépes programok használatának ismerete felbecsülhetetlen irodai készségek. A képzésnek tartalmaznia kell az internetes adatbázisok, például a Google és a Yahoo keresését, valamint az e-mailek elérését és használatát. Néhány modern társaság közösségi hálózati oldalakat használ levelezési, hirdetési és marketing célokra; az alapvető irodai készségek képzésének tartalmaznia kell egy oktatást olyan webhelyeken, mint a Facebook és a Twitter. A képzésnek magában kell foglalnia a számítógépes operációs rendszerekhez hasonló tanulságokat is, mint például a Windows, valamint a dokumentumok készítésének képességét a Microsoft Word segítségével, a táblázatok készítését és karbantartását a Microsoft Excel segítségével, irodák közötti levelezést a Microsoft Outlookmal, az alapvető prezentációk összeállításának útmutatását a Power Point segítségével, valamint az alapvető könyvelés és könyvvitel a Quickbooks segítségével.
Tíz kulcs hozzáadása gép
Az alapvető irodai készségek általában kis mennyiségű könyvelést foglalnak magukban. A gyakornokoknak utasítást kell kapniuk a tízkulcsos összeadó gép használatáról a számlázáshoz és a vállalati tények és adatok kiszámításához.
reszelés
A szervezés kulcsfontosságú irodai készség. Az irodai dolgozóknak képzésre van szükségük az irodai dokumentumok kategorizálása és ábécé rendezése, valamint az elavult irattári rendszerek rendjének visszaállítása érdekében.