A közjegyzők az önkormányzati tisztviselők, akik segítenek a jogi eljárások dokumentumainak igazolásában. Mivel a közjegyzővé válás követelményei minimálisak, lehetséges, hogy egy dokumentumot közjegyző által hitelesített bankban, postafiókban vagy akár egy élelmiszerboltban is megszerezzenek.
Elsődleges felelősségek
A közjegyző fő munkaköri felelőssége a jogi dokumentumok aláírása. Amikor egy dokumentumot közjegyző előtt írnak alá, az aláíró személyazonosító igazolását hivatalos kormányzati azonosítóval is ellenőrzik, például vezetői engedély vagy útlevél. Az aláírás után a közjegyző bélyegzőt helyez a dokumentumba annak igazolására, hogy személyesen tanúi voltak mind az aláírásnak, mind az igazolványnak. Mindegyik közjegyzőt a bélyegzővel fel vannak tüntetve, hogy a hatóságok szükség esetén ellenőrizhessék azt. Egyes esetekben tanúkra van szükség a dokumentum aláírása során. Ebben a helyzetben a közjegyző igazolja a tanúk személyazonosságát is.
Másodlagos feladatok
A közjegyző másik feladata az eskü közlése. Az esküt a jogi tárgyalások során tanúvallomásokként használják. Bizonyos esetekben egy tanú, aki nem képes személyesen tanúskodni, a nyilatkozatot a közjegyzőhöz fordítja, majd esküt vagy kijelentést esküszik. Miután az esküt közjegyzői hitelesítették, azt jogi ügyben lehet benyújtani. Ha később kiderül, hogy a tanú esküt tett hazudni, felelõsségre vonhatóak a hamis cselekedetek miatt, és bírósági pénzbírsággal és büntetéssel sújthatók. Néhány közjegyző, például Dél-Karolinában, házassági ceremóniákat képes végrehajtani. Ezekben az esetekben az állam házassági anyakönyvi kivonatát először minden érintett fél számára ki kell állítani, mielőtt a közjegyző hivatalos ceremóniát végezhet.
Szakmai tudáskészlet
A közjegyzőknek kötelesek nyilvántartást vezetni a jegyzőkönyvben a közjegyzői tevékenységekről, ezért elengedhetetlen a jó nyilvántartás vezetése. A közjegyzői nyilatkozatok benyújtásakor a megfelelő bejegyzés a közjegyzői naplóba kerül. Ezekre a könyvekre nyílt nyilvántartási igény, valamint nyilvántartási megőrzési ütemezés vonatkozik. Azon államok többségének követelménye, akik valamit közjegyzővel igazolni kívánnak, az egészséges szellemi állapotuk legyen, és ne kábítószer vagy alkohol hatása alatt álljanak. A sikeres közjegyzőnek képesnek kell lennie megítélni a kérelmező lelkiállapotát és jólétét.
Háttéradat
A közjegyzői státusz pontos feltételei államokonként változnak. Van azonban néhány, a legtöbb számára közös követelmény. Először is a közjegyzőnek nagykorúnak kell lennie, azaz 18 éves. Amerikai állampolgárságúaknak kell lenniük, jelenleg nem szabad börtönbe helyezni, és korábbi bűntudat nélkül. Ezen felül szellemileg kompetensnek kell lenniük, ami jogi értelemben azt jelenti, hogy nem kellene őket ellenkezõ bírósági végzés alá vonni.